El control de almacén debe considerarse un proceso importante en el buen funcionamiento de cualquier negocio. Tanto que, llega a ser el responsable de su éxito o fracaso. Para conocer la importancia de un buen control de almacén responde estas preguntas ¿Qué tan probable es volver a comprar con un proveedor que tarda en atenderte? ¿Regresarías a un logar donde no disponen del producto que necesitas? ¿O que te ofrecen o vende un producto caducado o inexistente? , si la mayoría de tus respuestas que no; es momento de considerar mejorar este proceso, antes de que tu negocio comience a tener estos conflictos.
¿Qué es y que significa «Control de Almacén»?
En términos generales, el control de almacén se define como la planificación, organización y control de las mercancías que entran y salen de un almacén, así como también las mercancías existentes dentro del mismo. Se trata de registrar cada movimiento en el almacén que nos permita conocer en tiempo real las mercancías de las que se pueden disponer. Sin embargo, también es importante entender las tendencias de la demanda, el tiempo que tardan las mercancías en resurtirse y el funcionamiento del negocio. De esta manera es mas sencillo definir la cantidad de productos que se deben adquirir para asegurar la satisfacción de nuestros clientes. En cambio al no llevar a cabo estas buenas prácticas pondríamos a nuestro negocio en una posición de riesgo, en donde la falta de productos o bien, el sobre inventario serían los problemas a los que nos enfrentaríamos día a día.
Hace algún tiempo hablar de control de almacenes era un tema complicado ya que implicaba invertir demasiado tiempo y esfuerzo para llevarlo a cabo, sin embargo, hoy por hoy esta tarea se ha simplificado gracias al desarrollo de sistemas y el uso de la tecnología que nos permiten controlar nuestros almacenes en tiempo real. La tecnología ha sido de gran ayuda sobre todo en aquellos negocios que manejan un amplio catalogo de productos, pero no es una condición general; hoy en día cualquier almacén puede beneficiarse con esta tecnología y estar preparados para el futuro.
Beneficios de un correcto «Control de Almacén»
Al inicio de este blog, podemos interpretar algunos de los beneficios que un buen control de almacén puede aportar a nuestro negocio. A continuación explicaremos cada uno de estos puntos:
- Mejora del nivel de servicio: Mejorar la experiencia de compra de un cliente debería ser prioridad para todo negocio, esta condición se vuelve muy sencilla cuando se lleva a cabo un buen control de almacén. Es decir, si somos capaces de entregarle de una manera rápida y eficaz el producto que haya solicitado.
- Aumento de las ventas: como lo mencionamos en en punto anterior, al disminuir los tiempos y mejorar la calidad en el servicio, tendremos mas clientes satisfechos. Esto nos llevaría a un aumento significativo en ventas presentes y futuras.
- Reducción de los costes de almacén: al llevar un buen control de almacén podemos evitar algunos problemas como por ejemple el sobre inventario. Esto significa que, además de eliminar compras de productos innecesarios, también podemos disminuir las pérdidas por mercancías sin vender y reducir el uso de espacios.
- Disminución de los costes administrativos: si bien es cierto que un buen control de almacén requiere una inversión de tiempo, los costes administrativos son menores si los comparamos con los costes de un almacén desorganizado.
- Mayor liquidez: un buen control de stock permitirá equilibr
- ar las compras y las ventas, recuperando con más antelación el dinero invertido en los productos y, por lo tanto, mejorando el flujo de caja.
De esta manera, el correcto control de almacén genera un impacto directo positivo en el resultado del negocio. Una práctica que podría potenciarse con el uso de la tecnología y los sistemas informáticos. Veamos ahora que impacto tienen éstos en nuestros negocios.
¿Cómo utilizar la tecnología a tu favor para el «Control de Almacén»?
Hoy en día, la tecnología representa un papel importante en la gestión de negocios. Y de entre muchos de los beneficios que esta puede aportar a nuestro negocio destaca una mejora en la efectividad de nuestros procesos. En primer lugar nos ofrece la posibilidad de automatizar todas las tareas que no le aportan un valor agregado al cliente. Segundo, nos permite registrar datos que nos permiten mejorar la toma de decisiones. En un entorno donde nos preocupa el control total del almacén, estos beneficios son de gran importancia.
Las soluciones que trabajan en tiempo real, son la mejor opción al momento de controlar almacenes, ya que permiten una correcta sincronía y comunicación entre los departamentos involucrados en la compra y venta de mercancía. Algunos de los beneficios que estas soluciones aportarían son:
- Evitar retrasos en tiempos de entrega: Utilizar un sistema de control de almacén en tiempo real nos aseguramos de contar con información verás y efectiva al momento de revisar existencias. De esta manera, el tiempo de entrega o distribución de nuestros productos es mas rápido.
- Ahorro en costos de almacenamiento y logística: Un sistema de control de almacén en tiempo real nos otorga el beneficio de poder programar alertas de mínimos y máximos dentro de nuestro almacén lo que nos lleva a evitar la escases o el sobre inventario de nuestros productos. Generando así un ahorro significativo en los gastos operativos.
- Disminución en mermas o pérdidas: La soluciones a tiempo real tienen la ventaja de poder llevar un registro eficiente de nuestros productos, ofrecen la posibilidad de controlar las fechas de caducidad y lotes de fabricación asegurando una movilidad eficiente de primeras entradas, primeras salidas; evitando la merma o los productos obsoletos.
En resumen, estas soluciones nos ofrecen una optimización completa de recursos económicos y tiempo. Así como también una mejor comunicación entre los departamentos internos y la satisfacción del cliente.