Aunque el robo hormiga parezca un problema pequeño en las empresas, debes saber que puede llegar a comprometer el bienestar financiero de tu negocio si no le prestas atención.
Un ejemplo de esto es que, según la revista Forbes, este fenómeno puede generar pérdidas hasta de un 28% en compañías de cualquier tamaño, incluso en grandes corporaciones.
Es por esto que, si buscas que tu negocio crezca, llegue a nuevos mercados y se expanda al rededor del mundo, es hora de ponerle fin a este problema.
Para ayudarte con esta tarea, te compartimos 6 tips efectivos y realistas de disminuir el robo hormiga en tu negocio.
1. Conteos Cíclicos
Este es el número uno de los consejos clave de una Guía básica para el control de los inventarios en los negocios.
No es ni mas ni menos que una conocida metodología que consiste en hacer un recuento frecuente de las mercancías en el almacén, esta simple tarea puede ayudar a encontrar diferencias surgidas a raíz de un robo hormiga, por lo tanto, es muy probable identificar responsables o bien el momento exacto de la pérdida de un artículo.
Los conteos cíclicos ayudan a comparar los datos físicos con los datos de los software de gestión de almacenes. Aunque estos sistemas son muy precisos, es importante que seas metódico y minucioso con el control de tus inventarios.
De esa manera, tu empresa sera mas eficaz contra el robo hormiga, por lo tanto, será mucho más estable, desde el punto de vista financiero.
2. Utiliza el ABC
El método ABC es otra de las técnicas y métodos para el control de inventarios que te ayudarán a reducir el robo hormiga.
Esta práctica, también es conocida como método 80/20, misma que clasifica los productos con base en la importancia, demanda y valor que representan en tu almacén, lo cual permite darle un seguimiento efectivo a cada lote de productos, que a su vez se puede optimizar con un software de gestión de inventarios.
Los artículos clasificados con la letra A, representan el 20% del inventario, dichos artículos suelen tener una frecuencia de venta baja, sin embargo son los artículos de mayor valor económico, llegando a veces a representar hasta un 80% del valor total del inventario. Por esto ultimo, la gestión de estos bienes debe ser prioritaria, ya que la pérdida de uno de estos representaría una pérdida significativa en el patrimonio de la organización. Afortunadamente, controlarlos resulta ser mas sencillo, ya que su existencia y rotación es muy poca.
Los artículos clasificados con la letra B, son todos aquellos artículos que se consideran de frecuencia moderada y llegan a representar, el 40% del inventario en unidades, mientras que apenas llegan a un 15% del valor del mismo.
Los artículos clasificados con la letra C, son los artículos que conforman el otro 40% del inventario y que apenas representan el 5% del valor del mismo; estos artículos tienen un volumen de demanda amplio y continúo. Estos artículos suelen ser los mas difíciles de gestionar, por consiguiente su constante seguimiento debe considerarse una prioridad.
3. Contrata al personal adecuado
El factor humano de tu negocio juega un rol fundamental cuando se trata de robo hormiga.
Es por eso que el código de ética y los valores de la empresa juegan un papel importante en las estrategias para disminuir este problema, el primer punto a considerar cuando hablamos de almacenes, debe ser contratar el personal correcto, a través de procesos de selección que apliquen los mejores filtros de la gestión de recursos humanos.
No solo basta con contratar empleados con altos estándares, también es importante que te preocupes por promover el sentido ético y moral en tus trabajadores a la par de la productividad.
Otro punto importante es que una vez que encuentres empleados valiosos y responsables, debes enfocarte en conservarlos, una de las estrategias para lograrlo puede ser a través de políticas salariales atractivas y otros beneficios.
No puedes dejar de lado los programas de capacitación que incluyan las mejores prácticas en el manejo de inventarios. La capacitación interna no solo puede llegar a prevenir el robo hormiga, sino que también es un mecanismo efectivo para combatir las pérdidas o extravíos derivados de fallas a la hora de clasificar o contabilizar mercancías.
Uno de los puntos claves, en relación con la capacitación, es la familiaridad de los empleados con la tecnología, sistemas y soluciones empresariales que contribuyen con una gestión efectiva de los inventarios.
4. Tecnología
Uno de los grandes beneficios de implementar la tecnología como una herramienta de gestión empresarial, es que puedes enfrentar, de manera directa y efectiva, el robo hormiga.
Gracias a estas herramientas tendrás un mayor control sobre tus almacenes y la existencia de tus diferentes productos.
Tip: Para lograr flexibilidad, seguimiento continuo y comodidad con los sistemas de gestión, es importante que optes por uno que cuente con comunicación a tiempo real.
De esa manera, al procesar la información en tiempo real, podrás fortalecer la comunicación entre los diferentes departamentos involucrados y aumentar la satisfacción del cliente.
Lo más recomendable en este tipo de soluciones es que busques instrumentos multi almacén que te permitan enlazar los diferentes inventarios, almacenes o tiendas con las que cuentes. Esta funcionalidad te será especialmente útil si tu plan es expandir tu empresa en un futuro cercano o abrir nuevas sucursales, ya que podrás concentrar en un solo lugar toda la información de tus existencias y mantenerlas bajo control.
Otro punto que debes considerar sobre los sistemas de gestión de inventario es que cuentan con sólidas políticas de seguridad. Estas políticas de seguridad te permiten crear accesos individuales previamente autorizados, tal es el caso de usuarios de diferentes departamentos que requieren tener información sobre mercancías o existencias, tu puedes optar por la información que se muestra a cada perfil.
Otro punto a considerar sobre estas herramientas, es que deberá resultar simple, intuitiva y visualmente agradable, con la finalidad de que el usuario no se resista al cambio.
Al documentar todas tus operaciones en tiempo real, podrás identificar en qué momento ocurre el robo hormiga e, incluso, quién es el responsable.
Considerando que los costos de inventarios en una empresa pueden ser muy altos cuando estas no se apoyan en la tecnología, es importante resaltar que si aun no cuentas con un software para controlar tu almacén, puede ser el momento adecuado para llamar a los expertos.
5. ¿Cuáles son los básicos?
En los puntos anteriores hemos hablado de tecnología, técnicas y métodos para mantener bajo control tu inventario y, si bien todos estos puntos son indispensables para disminuir la merma que conlleva la pérdida de insumos o productos, tampoco debemos dejar a un lado los aspectos esenciales a la hora de gestionar almacenes e inventarios.
Básicamente los principios de la gestión empresarial que nos dicen que para controlar todo almacén debe existir coordinación, equilibrio, minimización y flexibilidad. A continuación los explicamos con todo detalle
a) Coordinación
Este principio hace referencia al aislamiento, en sentido figurado, del inventario o almacén del resto de la empresa. Esto quiere decir que deben existir expertos, equipos de trabajo, sistemas y flujos operativos dirigidos específicamente a estos.
Esto no quiere decir que aunque se gestione como un elemento aparte ya no exista relación con las otras áreas de la empresa y las labores vinculadas con la gestión, la toma de decisiones y la planeación. Simplemente, el almacén no debería depender operativamente de otros departamentos, sino que deben existir esfuerzos y personas dedicadas al mismo.
Tip: cuando se trata de franquicias y empresas de manufactura, conviene que el almacén, al menos el central, se encuentre en un espacio único y exclusivo, fuera de la sede administrativa de la empresa.
b) Equilibrio
Dentro de la gestión de almacenes, es necesario cuidar tanto el stock y la existencia, así como el servicio y cuidado del espacio, entre estos el orden, la seguridad y la higiene. Al cumplir con este principio, resultará de gran ayuda al momento de prevenir el robo hormiga y las pérdidas.
Tip: un almacén organizado de manera correcta, con instalaciones en buen estado, transmitirá profesionalismo y control interno. Mientras que, un almacén deteriorado, sucio y con una clasificación deficiente le puede hacer pensar a colaboradores o visitantes que, ante tal desorganización, un pequeño robo no será notado.
c) Minimización
Este principio se basa en que los espacios de los almacenes mismos que deben ser aprovechados al máximo. Los espacios no utilizados óptimamente dan cabida a manipulaciones no deseadas de productos o materia prima.
Lo mismo que en un almacén desordenado, la existencia de muchos metros desocupados generan una percepción de bajo riesgo para aquellos que, des afortunadamente, puedan llegar a incurrir en un robo.
Tip: Cuando se ocupa la totalidad del espacio de un almacén los riesgos laborales disminuyen y se fortalece la seguridad.
d) Flexibilidad
Es conveniente visualizar nuestro almacén como un ente aislado que necesita esfuerzos específicos y la aplicación de los mejores principios de gestión empresarial.
Así mismo debe ser flexible y proactivo para gestionar el negocio, también es necesario serlo a la hora de manejar el resguardo y la clasificación de materia prima o mercancías.
Como prioridad, es necesario adaptarse a las nuevas exigencias en gestión de productos que plantea el crecimiento de la empresa, así como también, la demanda de los mismos y diferentes posibles cambios en el mercado.
Si tu negocio crece, genera más ventas y la velocidad de la rotación de productos es mayor, por lo tanto probablemente necesites crear nuevos planes de acción, integrar nuevos profesionales y, en general, renovar el flujo operativo.
Tip: para gestionar correctamente los almacenes de materia prima o de mercancías, y evitar las pérdidas, debes mantenerte receptivo a la tecnología y a las nuevas tendencias, ya que estas optimizan el funcionamiento e incrementan los niveles de control.
6. Vigilancia
El último, pero no menos importante de estos consejos para la prevención del robo hormiga, es la constante labor de vigilancia.
Cuando se trata de vigilancia dentro de los almacenes, destacan las siguientes acciones:
a) Instalación de sistemas de cámaras
Como ya sabes, la percepción de riesgo es un aspecto clave en el robo hormiga. Si colaboradores y visitantes sienten que serán descubiertos al cometer un acto indebido, los índices de pérdidas bajarán o desaparecerán.
b) Condiciones de vestimenta
Esta acción también puede persuadir a los “interesados” de intentar cometer un robo de finalmente no hacerlo.
Si prohíbes las chaquetas, los bolsos de mano y otras prendas o artículos a la hora de entrar almacenes y espacios de acopio, tu empresa será mucho menos propensa a sufrir robos. Eso sí, es importante no sobrepasar límites en las acciones y labores de vigilancias, ya que de lo contrario los trabajadores se pueden sentir señalados y despreciados.
Es por ello que este tipo de acciones siempre deben estar acompañadas de charlas, talleres y otros métodos de educación y concientización interna sobre los valores éticos y morales y el profesionalismo.
Estas son los 6 tips que pueden ayudarte a disminuir el robo hormiga en tu empresa y optimizar la gestión de inventarios en líneas generales. ¡Ponlas en práctica y haz crecer tu negocio!
Tip: Un proyecto de expansión empresarial solo será viable y beneficioso si se cuenta con una gestión correcta de almacenes y control efectivo sobre el stock y la existencia de los productos, los insumos o la materia prima.
¿Te gustaría comenzar a gestionar mejor tus almacenes? Comunícate con nuestros asesores, ellos cuentan con la experiencia necesaria para encontrar la mejor solución, llama al 01800 6277637 ¡no olvides dejarnos un comentario!